Informativa sulle segnalazioni di illeciti (“whistleblowing”)
 
(art. 5, comma 1, lett. e), D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24)
 
In conformità all’art. 5, comma 1, lett. e), D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, OUR FILMS S.P.A., con sede legale in via Giovanni Nicotera n.29 , 00195 – Roma, P.IVA 17506111008 (di seguito, “Società”) fornisce ai propri dipendenti, collaboratori, liberi professionisti, consulenti, soci (“Interessati”) le informazioni in merito ai canali, procedure e presupposti per effettuare segnalazioni di illeciti adottati dalla Società, nonché indicazioni sul canale di segnalazione esterno attivato dall’ANAC.
 
Canale di segnalazione interno
 
La Società, parte del gruppo Mediawan, invita ad effettuare le segnalazioni avvalendosi del canale telematico / piattaforma informatica “EQS Integrity Line”, erogata da EQS Group AG e messa a disposizione della Società da Mediawan SAS (46 avenue de Breteuil, 75007 – Parigi), accessibile al seguente link: “Mediawan | Home” (“Canale Interno”).
 
È possibile effettuare le segnalazioni seguendo la procedura di autenticazione ivi prevista.  Il Canale Interno è sempre disponibile (h24 e 365gg l’anno), fermi restando gli aggiornamenti o guasti che potrebbero determinarne una temporanea indisponibilità.
 
A garanzia della sicurezza delle informazioni e dei dati oggetto di segnalazione, il Canale Interno, inter alia:
 
adotta tecniche di cifratura (encryption, per non renderli intellegibili a soggetti che non ne abbiano titolo) che operano sia sui dati in transito (in-transit) che su quelli memorizzati (at rest);
 
prevede procedure di autenticazione multi-fattore (“multi-factor authentication”);
 
ha ottenuto certificazioni relative alla sicurezza in linea con i migliori standard di mercato (es., ISO 27001 e ISAE3000 Type II /SOC2).
 
Resta ferma la facoltà degli Interessati di trasmettere le segnalazioni anche (i) a mezzo lettera raccomandata a/r, indirizzata al “Referente Interno Whistleblowing”, presso la sede della Società; nonché (ii) via e-mail, all’indirizzo PEC ourfilmsspa@pec.it
 
Policy Whistleblowing
 
La Società, inoltre, dà atto dell’adozione di una procedura specifica (“Policy Whistleblowing”) per la segnalazione di illeciti (c.d. “compliance concern”).
 
La Policy Whistleblowing, inter alia, prevede:
 
una definizione dell’oggetto della segnalazione riferita a fatti o comportamenti che possano costituire:
illeciti penali o civili, quali frodi, appropriazione indebita, diffusione non autorizzata di informazioni confidenziali relative alla Società o al gruppo Mediawan, discriminazioni e molestie, corruzione, concussione, traffico di influenze, danneggiamento di reti e sistemi di comunicazione elettronica, violazioni della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali;
una minaccia o un danno grave all’interesse generale, inclusi profili di salute, sicurezza o ambiente;
una violazione del codice di condotta del gruppo Mediawan;
 
la disponibilità del Canale Interno (v. par. 1), gestito tramite una piattaforma esterna e sicura, messa a disposizione da un fornitore indipendente, distinta dai siti web e dalle intranet della Società e delle altre società del gruppo Mediawan;
 
la possibilità di interazione con il soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni (Referee), anche al fine di fornire chiarimenti o informazioni integrative nella fase istruttoria della segnalazione, secondo le modalità previste dalla procedura;
 
specifiche garanzie in materia di riservatezza, in conformità all’informativa per il trattamento dei dati personali relativa al whistleblowing;
 
una disciplina dei tempi di gestione della segnalazione, che prevede:
la comunicazione al segnalante delle tempistiche di esame dell’ammissibilità entro 2 (due) giorni lavorativi dalla ricezione;
la conclusione della fase istruttoria entro un termine non superiore a 2 (due) mesi.
 
Canale di segnalazione esterno (ANAC)
 
La Società informa gli Interessati che possono inoltre procedere alla segnalazione attraverso il canale di segnalazione esterno attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), esclusivamente qualora gli Interessati (a) abbiano già effettuato una segnalazione interna cui non è stato dato seguito nei termini previsti; (b) abbiano fondati motivi di temere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; nonché (c) negli altri casi previsti dal Decreto Whistleblowing.
 
Informative privacy
 
La Società ha inoltre predisposto le informative privacy necessarie a garantire adeguatamente i diritti alla riservatezza degli Interessati segnalanti, nonché delle persone segnalate, in modo da assicurare che il trattamento dei relativi dati personali avvenga in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati n. 679/2016/UE nonché del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e, in particolare, in ossequio ai principi di necessità e minimizzazione del trattamento.
 
Disposizioni finali
 
La Società si riserva il diritto di modificare la presente Informativa, anche in base alle modalità concrete di implementazione del Regolamento Privacy nei singoli Stati membri (nonché alla luce di eventuali provvedimenti esecutivi del Regolamento Privacy emanati dal Garante per la protezione dei dati personali, o in caso di sopravvenute modifiche al Codice Privacy).